Оцифровка документов
Пандемия COVID-19 стала мощным катализатором пересмотра бизнес-процессов, в том числе, и в организации документооборота. Полученные лучшие практики удаленной работы останутся и в пост-ковидном обществе.
Электронный документооборот прочно вошел в обиход работы государственных и коммерческих компаний. Работа с бумажными документами замедляет бизнес-процессы, добавляет работу сотрудникам и в целом не соответствует современным стандартам эффективной работы.
По разным оценкам специалистов внедрение электронного документооборота способно сократить расходы компании в среднем до 30%. В Минэкономразвития, например, подсчитали, что затраты на хранение бумажных документов крупного банка могут составлять до 2,5 млрд рублей в год.
В качественной оцифровке также давно нуждаются уникальные архивы библиотек, музеев и учебных заведений, содержащие уникальные знания и научные работы, требующие сохранения для будущих поколений.
Бумажные архивы, накопленные многими коммерческими компаниями и государственными организациями, могут содержать важную информацию и постоянно используются сотрудниками.
Грамотный переход к цифровизации документооборота
Потоковые, протяжные, роликовые или другими словами — документ-сканеры рассчитаны для решение такой важной задачи как быстрая и качественная оцифровка документов.
Несмотря на небольшие размеры документ-сканеры способны сканировать большие объемы документов с невероятной скоростью максимально от 1,5 страниц в секунду и выдерживать нагрузку от 25 000 страниц в день, а также работать с различными материалами и форматами.
Сканеры также совместимы с любыми системами ЭДО посредством TWAIN и ISIS драйверов, что позволяет отправлять все обработанные документу непосредственно в систему.
Уже более 25 лет Panasonic производит высокопроизводительные потоковые документ-сканеры для оцифровки большого объема документов. Профессиональные сканеры Panasonic обладают высокой скоростью цветного сканирования и обработки документов максимально до 140 стр./мин и 280 изображений/мин в зависимости от модели.
Обладают полноцветным двухсторонним сканированием, автоподачей и продуманным механизмом предотвращения двойной подачи.
Помимо обычных документов потоковые-документ сканеры Panasonic позволяют сканировать длинные документы, паспорта, визитки и пластиковые карты с тиснением. Особенно актуально и востребовано в государственном секторе и финансовых организациях.
В эпоху повсеместного развитие интернета и концепции BYOD сетевые модели документ-сканеров как модель KV-N1058X также актуально для многих компаний. Модель подключается непосредственно к компьютеру или мобильному устройству по проводной или Wi-Fi сети. Расширенные функции сетевой безопасности обеспечивают защиту передаваемых данных. Цветной сенсорный экран с диагональю 5 дюймов модели KV-N1058X позволяет настраивать параметры сканирования и выполнять наиболее распространенные операции прямо на сенсорной панель, ускоряя процесс сканирования.
Что еще важно в цифровизации документов?
При обработки большого количества документов, в том числе уникальных материалов, также важно уделить внимание сохранению первоначального документа и оптимизации процесса сканирования, например, за счет возможности обнаружить «сшитые» документы.
В старших моделях документ-сканеров Panasonic используется уникальная разработка компании - технология ToughFeed. Возможности документ-сканеров Panasonic c ToughFeed значительно снижают время оцифровки важных документов и их сохранность при сканировании. Технология ToughFeed объединяет в себе такие функции как обнаружение «сшитых» документов, интеллектуальное обнаружение двойной подачи документов и уникальный сверхнадежный механизм роликов.
Благодаря ToughFeed cканирование документов контролируется множеством датчиков для оптимизации процессов и защиты документов от повреждений.
Ультразвуковые сенсоры обнаруживают скрепленные документы, смятые документы или двойную подачу документа и останавливают процесс, таким образом защищая стекло устройства и сам документ от повреждений. При обнаружении двойной подачи листы автоматически возвращаются, после чего разделяются и заново подаются в сканер.
Механическая система контроля перекоса, устраняет его в пределах 10 градусов, например, в модели KV-S8147. Непосредственно в модели KV-S8147 для повышения эффективности обнаружения и устранения перекоса документов при сканировании число датчиков было увеличено до пяти.
Программное обеспечение Image Capture Plus (ICP)
В переводе документов в электронный вид особое значение имеет качество полученного материала. Бесплатное программное обеспечение Image Capture Plus (ICP) помогает эффективно использовать возможности потоковых документ-сканеров Panasonic и оптимизировать процесс сканирования для получения высококачественных копий.Например, программа обладает функциями срезки, разглаживания и различными функциями обработки изображения. Функция Multistream TM позволяет сканировать одинаковые документы и сохранять их как два отдельных формата одновременно. Документы также можно сохранить в нескольких форматах: PDF, TIFF, JPG, BMP. Программа предоставляет возможность организовать сканирование документов с выравниванием и очисткой от шума с последующим выводом на рабочей стол компьютера.
Высококачественная оцифровка архивных документов благодаря документ-сканерам Panasonic позволит ускорить процесс перехода на электронный документооборот и освободить время сотрудников для более значимых задач.
специалисту Panasonic
